Scegliere una società di consulenza in pubbliche relazioni necessita un approccio rigoroso e oggettivo; poche regole chiare e precise sono le garanzie di una scelta di successo:

1) La prima macro selezione:

  • definire il profilo della società di consulenza in pubbliche relazioni e limitare al massimo il numero di agenzie da consultare (3-4 strutture)

2) Il profilo dell’agenzia dovrà essere scelto in base a:

  • La natura del progetto
  • La dimensione del progetto, locale, nazionale o internazionale
  • La durata del progetto
  • Il budget a disposizione
  • L’appartenenza all’associazione di categoria di riferimento

3) La selezione delle agenzie più adatte.
Il committente richiederà un appuntamento alle agenzie prescelte, ponendosi come obbiettivo una risposta alle seguenti domande:

  • Caratteristiche, dimensioni e struttura dell’agenzia
  • Quale sono le esperienze e le referenze dell’agenzia riguardanti il progetto in oggetto
  • Come pensano di affrontare il problema
  • Qual è la loro metodologia di gestione del rapporto, il team destinato al cliente, il controllo dell’avanzamento dei progetti e del budget.
  • Quali sono i metodi e gli strumenti utilizzati per la valutazione di risultati.

4) La valutazione delle agenzie prescelte.
Una prassi logica suggerita è la seguente:

  • Preparazione del brief scritto. Il brief avrà delle indicazioni di base sulla storia dell’azienda, la reputazione della marca e i prodotti offerti. Dovrà contenere la strategia e definire gli obbiettivi da raggiungere oltre che il ruolo delle PR all’interno del mix di comunicazione ed il budget di massima suggerito.
  • Specificazione del livello di dettaglio della proposta da elaborare, se una riflessione strategica o una proposta approfondita.
  • Determinazione della data entro cui presentare l’elaborato che potrebbe essere da 1 a 3 settimane in funzione al dettaglio richiesto.
  • Presentazione delle proposte di agenzia. Deve prevedere un documento scritto ed un eventuale presentazione multimediale dal team dell’agenzia che successivamente dovrebbe gestire la collaborazione. Allo stesso tempo il committente dovrà far esaminare le proposte dal team aziendale dedicato alla selezione e alla successiva gestione in tale maniera da avere e garantire un’omogeneità di valutazione.
  • Analisi dei risultati. Le singole strutture dovranno essere valutate in base ai seguenti criteri:
    rispondenza della proposta al brief scritto, creatività della strategia proposta, approfondimento delle azioni suggerite, prima valutazione dei risultati ottenibili e loro monitoraggio, adeguatezza ed empatia del team dedicato
  • Riservatezza. L’agenzia di consulenza dovrà mantenere strettamente confidenziali tutte le informazioni ricevute dal potenziale cliente. Tutti i documenti ricevuti in fase di brief dovranno essere restituiti alla fine della consultazione. Il committente dovrà restituire alle agenzie coinvolte nella consultazione eventuali proposte non accettate. I documenti e le proposte presentate al committente rimarranno di proprietà della società proponente salvo diversa decisione presa in ambito contrattuale.